Tipps zur geschäftlichen Korrespondenz

Die geschäftliche Korrespondenz ist ein unverzichtbarer Bestandteil moderner Kommunikation, insbesondere in der Geschäftswelt. Ob per E-Mail, Brief oder über digitale Plattformen – eine gut formulierte Nachricht ist oft entscheidend für den Erfolg einer Zusammenarbeit oder eines Projekts. In diesem Artikel geben wir Ihnen wertvolle Tipps, wie Sie Ihre geschäftliche Korrespondenz effektiv gestalten und dabei professionell auftreten können.

1. Klarheit und Präzision

Ein wesentliches Merkmal guter geschäftlicher Korrespondenz ist die klare und präzise Ausdrucksweise. Der Empfänger sollte ohne Missverständnisse verstehen, was Sie mitteilen wollen. Lange und verschachtelte Sätze sollten vermieden werden, da sie die Lesbarkeit erschweren. Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Informationen und vermeiden Sie unnötige Details, die vom Kern der Nachricht ablenken.

Beispiel: Anstelle von „Wir möchten Sie darüber in Kenntnis setzen, dass wir uns sehr über Ihre Nachricht gefreut haben und in der nächsten Woche darüber entscheiden werden, wie wir weiter vorgehen wollen“ könnte man schreiben: „Vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir informieren Sie in der kommenden Woche über die nächsten Schritte.“

2. Professioneller Tonfall

Der Ton einer geschäftlichen Nachricht sollte immer höflich und respektvoll sein, unabhängig davon, ob Sie eine Anfrage stellen, eine Beschwerde bearbeiten oder eine Antwort geben. Ein professioneller Ton trägt zur positiven Wahrnehmung bei und zeigt, dass Sie Ihre Korrespondenz ernst nehmen.

Vermeiden Sie umgangssprachliche Ausdrücke oder Abkürzungen, die in einem förmlichen Umfeld fehl am Platz wirken könnten. Besonders im E-Mail-Verkehr ist es leicht, die persönliche Note zu verlieren, daher sollte man darauf achten, nicht zu kühl oder distanziert zu klingen.

3. Strukturierte Nachrichten

Eine gut strukturierte Nachricht hilft dem Empfänger, den Inhalt schnell zu erfassen und entsprechend zu handeln. Achten Sie darauf, Ihre E-Mails oder Briefe übersichtlich zu gestalten, indem Sie Absätze verwenden, die jeweils ein Thema oder einen Gedankengang abhandeln.

Struktur einer E-Mail:

• Betreff: Der Betreff sollte kurz, aber informativ sein, damit der Empfänger sofort weiß, worum es geht.
• Anrede: Je nach Empfänger können Sie formell mit „Sehr geehrte(r) Frau/Herr...“ oder informell mit „Guten Tag...“ beginnen.
• Einleitung: Nennen Sie den Grund Ihrer Nachricht direkt zu Beginn.
• Hauptteil: Präsentieren Sie die relevanten Informationen klar und in logischer Reihenfolge.
• Abschluss: Beenden Sie die Nachricht höflich, z. B. mit „Mit freundlichen Grüßen“.

4. Rechtschreibung und Grammatik

Fehler in der Rechtschreibung oder Grammatik können unprofessionell wirken und das Vertrauen in die Kommunikation untergraben. Um dies zu vermeiden, sollten Sie Ihre Nachricht immer sorgfältig auf Fehler überprüfen, bevor Sie sie absenden. Viele E-Mail-Programme bieten automatische Korrekturvorschläge an, dennoch ist es ratsam, eine finale Überprüfung vorzunehmen.

Ein weiterer nützlicher Tipp: Lesen Sie Ihre Nachricht laut vor. Auf diese Weise fallen ungeschickte Formulierungen oder holprige Sätze leichter auf.

5. Höfliche Erinnerung an Antworten

In der Geschäftskommunikation ist es nicht ungewöhnlich, auf eine Antwort warten zu müssen. Wenn eine wichtige Antwort ausbleibt, ist es angemessen, nach einer bestimmten Zeit höflich nachzufragen. Wichtig ist dabei, geduldig und höflich zu bleiben und dem Empfänger genug Zeit zu geben.

Beispiel für eine freundliche Erinnerung: „Ich hoffe, dass Sie meine Nachricht erhalten haben und würde mich freuen, bald von Ihnen zu hören. Sollten Sie Fragen haben, stehe ich Ihnen gern zur Verfügung.“

6. Zeitgerechte Antworten

In einer geschäftigen Umgebung kann es leicht passieren, dass E-Mails und Nachrichten unbeantwortet bleiben. Dennoch sollte es das Ziel sein, innerhalb von 24 bis 48 Stunden auf geschäftliche E-Mails zu antworten, auch wenn Sie keine endgültige Antwort haben. Eine kurze Rückmeldung signalisiert dem Absender, dass seine Nachricht angekommen ist und bearbeitet wird.

Beispiel: „Vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir haben Ihr Anliegen erhalten und melden uns in Kürze mit weiteren Informationen.“

7. Umgang mit schwierigen Nachrichten

Nicht jede geschäftliche Korrespondenz ist angenehm, besonders wenn es um Reklamationen oder Missverständnisse geht. In solchen Fällen ist es wichtig, ruhig und sachlich zu bleiben. Vermeiden Sie es, auf emotionale Weise zu reagieren oder Vorwürfe zu machen. Stattdessen sollten Sie eine konstruktive und lösungsorientierte Haltung einnehmen.

Beispiel: Anstelle von „Das ist nicht unsere Schuld!“ wäre es besser zu schreiben: „Wir bedauern das Missverständnis und arbeiten daran, eine Lösung zu finden.“

8. Der richtige Abschluss

Der Abschluss einer Nachricht sollte stets freundlich und respektvoll sein. Eine professionelle Grußformel wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Freundliche Grüße“ ist in den meisten Fällen angemessen. Wenn Sie eine engere Beziehung zum Empfänger haben, kann auch eine persönlichere Variante wie „Beste Grüße“ verwendet werden.

Zusätzlich können Sie bei E-Mails am Ende Ihre Kontaktdaten, wie Ihre Telefonnummer oder eine alternative E-Mail-Adresse, angeben, falls weitere Fragen aufkommen.

Eine effektive geschäftliche Korrespondenz erfordert Klarheit, Höflichkeit und Struktur. Mit diesen Tipps können Sie sicherstellen, dass Ihre Nachrichten professionell und zielgerichtet sind. Denken Sie daran, dass jede Nachricht, die Sie versenden, einen Eindruck hinterlässt – und ein gut durchdachter, respektvoller Umgang kann langfristig zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit führen.